Tietosuoja

Tältä sivulta löydät yhdistyksen tietosuojaselosteen ja ajankohtaista tietoa tietosuoja-asioista.

Tietosuojaseloste

Suomen Autismikirjon Yhdistys ry:n tietosuojaseloste 

Laadittu 28.4.2023 

 

 1. Rekisterinpitäjä

Suomen Autismikirjon Yhdistys ry 

Fleminginkatu 25 D 46 
00500 Helsinki 

Sähköposti: sihteeri@asy.fi

 

2. Tietosuojavastaava

Heli Venhola, heli.venhola@asy.fi 

 

 3. Rekisterien nimet ja ylläpitäjät

  • Jäsenrekisteri 
  • Taloushallinnon henkilörekisteri 
  • Vapaaehtoisrekisteri 
  • Tapahtumien ja muun toiminnan osallistujalistat 

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on 

  • henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) 
  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena 
  • laki 
  • julkisen tehtävän hoitaminen, tai 
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys) 

 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito sekä viestintä, kohderyhminä yhdistyksen jäsenet, vertaistoimintaa ja tapahtumia järjestävät vapaaehtoiset, sekä yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin ja muuhun toimintaan osallistuvat henkilöt. 

 Taloushallinnon rekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus on työsopimuksiin liittyvien velvoitteiden hoitaminen, palkkojen ja palkkioiden maksu sekä yhdistyksen rahaliikenteen hoitaminen. 

 Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, eikä myydä tai luovuteta ulkopuolisille tahoille. 

 

5. Rekisterin tietosisältö

 Rekistereihin tallennettavista tiedoista ja tietosisällöstä vastaa Suomen Autismikirjon Yhdistys ry. 

 Taloushallinnon rekisteriin tallennettavia tietoja ovat yhdistyksen työntekijöiden nimet, yhteystiedot sekä työsopimuksia ja työsuhteita koskevat tiedot. 

 Vapaaehtoistoimijoiden rekisteriin tallennettavia tietoja ovat vapaaehtoistehtäviä tekevien henkilöiden nimet, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Näiden lisäksi voidaan tallentaa myös tietoja tehtävistä, joita henkilö on ilmoittautunut suorittamaan vapaaehtoisena. 

 Tapahtumien, leirien ja muun ennakkoilmoittautumista edellyttävän toiminnan osallistujalistoihin tallennettavia tietoja ovat osallistujan nimet ja sähköpostiosoitteet. Näiden lisäksi joissakin tapauksissa tallennetaan myös esimerkiksi puhelinnumero, osoite, tieto erityisruokavaliosta, majoittumista koskevat toiveet, tiedot erityisjärjestelyjen tai mukautusten tarpeesta sekä muut vastaavat kunkin tilaisuuden järjestämisen kannalta oleelliset tiedot. 

 Osallistujalistat poistetaan lähtökohtaisesti 12 kk sisällä toiminnan tai tapahtuman järjestämisestä. Tiedot vapaaehtoisista poistetaan lähtökohtaisesti 12 kk sisällä siitä, kun henkilö on ilmoittanut lopettavansa toimintansa vapaaehtoistehtävässä tai lakannut vastaamasta yhteydenottoihin. Tiedot eronneista tai erotetuista jäsenistä poistetaan lähtökohtaisesti 12 kk sisällä jäsenyyden päättymisestä. 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan muun muassa nettilomakkeilla, paperilomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakas/jäsentapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö itse luovuttaa tietojaan edellä mainittuihin tarkoituksiin. 

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

ASYn jäsenrekisterin tietoja luovutetaan säännönmukaisesti Autismiliitto ry:lle, joka ylläpitää rekisteriä jäsenjärjestöjensä jäsenistä ja huolehtii jäsenetuihin kuuluvan Autismi-lehden lähettämisestä. 

Yhdistyksen jäsenelle voidaan pyynnöstä luovuttaa luettelo jäsenrekisterissä olevista yhdistyksen jäsenten nimistä ja kotipaikkakunnista. Mitään muita jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta tällä tavalla. 

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle muuten kuin tallennettaessa tietoja Microsoftin ja Googlen palveluja käyttäen, jolloin tiedot voivat tallentua EU:n tai ETA:n ulkopuolella sijaitseville palvelimille tietosuoja-asetuksen vaatimukset täyttävällä tavalla. 

 

8. Rekisterien suojauksen periaatteet

Rekisterien käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.  

Rekisteritietoja säilytetään ja muokataan Microsoftin, Googlen ja Zonerin palveluja käyttäen, ja tietoja tallennetaan näiden palvelimille. Kaikkien tässä tarkoituksessa käytettävien yritysten palvelut täyttävät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset.  

Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla ja käsitellään tietokoneilla, niiden fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. 

Rekistereistä luodaan vähintään puolen vuoden välein varmuuskopiot salasanasuojatulle ulkoiselle kovalevylle, jota säilytetään turvallisesti yhdistyksen toimistolla. 

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Näitä tietoja käsittelevät vain ne työntekijät ja luottamushenkilöt, joiden työnkuvaan se kuuluu. 

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekistereissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti tietosuojavastaavalle (nimi ja sähköpostiosoite). 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää tarkistus- tai korjauspyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. 

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. 

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. 

 

©2022 Suomen Autismikirjon Yhdistys